各学院（研究院）：
为了鼓励在读研究生出国出境参加国际学术会议，促进在校研究生的国际合作与交流，进一步提高我校研究生的培养质量，我院2009年继续开展研究生出国出境参加国际学术会议资助项目。现将2009年度资助研究生出国出境参加国际会议的相关工作安排如下：
一、请各学院（研究院）遵照《海燕政策研究论坛线路1研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法》（【2008】厦大研字13号）文件精神，做好2009年度资助研究生出国出境参加国际学术会议的相关工作。
二、2009年度海燕政策研究论坛线路1研究生出国出境参加国际会议的资助额度标准：
国家或地区 资助额度（元）
香港澳门 2000
台湾 3000
韩国、日本 5000
其他亚洲国家 4000
大洋洲 8000
欧洲 10000
非洲 10000
美洲 12000
三、具体工作程序安排如下：
1．学生申请。拟申请资助的学生须在每季度最后一月（即3月、6月、9月和12月）的20日前，向所在院系提交以下材料：
（1）《海燕政策研究论坛线路1资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》
（2）会议正式征文通知(Final Call for Paper)
（3）论文录用函和大会邀请函
（4）拟发表论文全文（或会议摘要）
（5）外语水平证明
2．院系审核。学生所在院系对学生所参加国际学术会议的内容、在所属领域会议的级别等情况进行审核，并确定申请资助的名单。
3．学院报送材料。各院系向研究生院提交《海燕政策研究论坛线路1资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请信息汇总表》（附件1）、学生填写的《海燕政策研究论坛线路1资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》（附件2）以及论文录用函和大会邀请函，提交期限应为3月、6月、9月和12月的最后一个工作日。同时，各学院（研究院）须根据学生实际参会情况向研究生院提交上一季度《受资助研究生出国出境参加国际学术会议情况汇总表》（附件3）以及学生参加会议后撰写的总结报告。
4．研究生院复核、拨款。研究生院将对经过院系审核的资助申请进行复核，确定资助名单和资助额度后通知财务处将款项拨至各学院（研究院），并公布在研究生院主页上。学生因故未能成行但已下拨到学院（研究院）的款项将在下一期拨款时予以扣除。
5.学生报销。受资助学生回国后应在一个月内（遇寒暑假顺延）向所在院系报到并提交以下材料：
（1）会议日程安排（Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印件）
（2）护照首页及标有出入境日期页面的复印件
（3）参加国际会议的总结报告
（4）参会情景照片若干张（电子版）
（5）批准资助项目的相关正式发票原件（所有发票背后需有导师和本人签字；机票原件需随发票，国外电子机票应附登机牌）
6.学生所在院系审核以上材料，并按程序办理审批。审批原则为学校资助额度内实报实销。
《海燕政策研究论坛线路1研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法》http://210.34.0.175/hy/Show.asp?id=2239
相关附件：（上研究生院主页下载）
附件1：海燕政策研究论坛线路1资助研究生出国出境参加国际学术会议申请信息汇总表
2.海燕政策研究论坛线路1资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书
3.受资助研究生出国出境参加国际学术会议情况汇总表
研究生院培养与管理办公室
2008年12月5日